Choć obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zbliża się wielkimi krokami, większość firm wciąż nie czuje się na nie przygotowana. Z raportu Grant Thornton wynika, że tylko 12% przedsiębiorstw deklaruje pełną gotowość, podczas gdy aż 40% ocenia swój poziom przygotowań jako niewielki lub bardzo niewielki. I właśnie dlatego EasyDocs przygotowało praktyczny e-book, który krok po kroku pokazuje, jak przełożyć KSeF na realne usprawnienia w firmie – oraz jak potraktować go nie jako obowiązek, ale szansę na cyfrową transformację.
KSeF: obowiązek, który może stać się przewagą
KSeF od początku budził skojarzenia z kolejnym administracyjnym wyzwaniem. Tymczasem eksperci EasyDocs podkreślają, że wprowadzenie jednolitego, ustrukturyzowanego modelu obiegu faktur otwiera firmom drzwi do zupełnie nowego sposobu pracy z danymi. System porządkuje obieg dokumentów „od góry”, eliminując ryzyko zagubionych faktur, przypadkowych akceptów mailowych czy niespójnych wersji plików. W efekcie przedsiębiorstwa zyskują większą przewidywalność, spójność informacji i bezpieczeństwo operacyjne.
– KSeF to nie tylko nowe zasady wystawiania faktur. To – dosłownie – zmiana torów, po których będą jeździć dane finansowe firmy. Z papierowych, kruchych bocznic przenosimy się na jednolity, stabilny szlak danych, który porządkuje cały ruch operacyjny. Jeśli dobrze ustawimy procesy i nauczymy się pracować na tych danych, zyskamy coś więcej niż zgodność z wymogami: zyskamy kompas, który pozwoli szybciej reagować, precyzyjniej podejmować decyzje i prowadzić firmę w bardziej przewidywalny sposób – mówi Krzysztof Młynarz, Założyciel i Prezes Zarządu Proxy Partners.
Firmy nie są gotowe – a czasu jest coraz mniej
Dane z raportu Grant Thornton jasno pokazują, że przedsiębiorcy mają przed sobą intensywny okres przygotowań. Choć firmy miały dodatkowe kilkanaście miesięcy na dostosowanie swoich procesów, odsetek podmiotów w pełni przygotowanych spadł z 22% w styczniu 2024 r. do zaledwie 12% w listopadzie 2025 r. Jednocześnie aż jedna trzecia organizacji ocenia, że jest gotowa jedynie w niewielkim stopniu, co oznacza, że kluczowe elementy wdrożenia wciąż pozostają przed nimi. Co ważne, 14% firm – dokładnie tyle samo co rok wcześniej – wciąż nie potrafi jednoznacznie ocenić poziomu swoich przygotowań, co pokazuje skalę niepewności towarzyszącej wprowadzaniu KSeF. To wyraźny sygnał, że rzetelna wiedza i praktyczne wsparcie są dziś potrzebne bardziej niż kiedykolwiek.
– Wśród przedsiębiorców dominują wątpliwości, pytania i obawy, że KSeF to głównie skomplikowane technikalia. Tymczasem to szansa, która może zmienić oblicze polskiego biznesu, szczególnie tego prowadzonego na mniejszą skalę. Jeśli dobrze ustawimy procesy, KSeF sprawi, że firmy popłyną strumieniem danych. To nie hamulec, lecz siła, która pozwala rozwijać się firmie szybciej i pewniej – dodaje Konrad Szałapak, Założyciel ConradMind.
E-book EasyDocs: praktyczny przewodnik przez zmianę
W odpowiedzi na rosnące potrzeby rynku EasyDocs stworzyło e-book będący praktycznym narzędziownikiem dla przedsiębiorców. To nie jest kolejny materiał opisujący przepisy – to przewodnik, który krok po kroku pokazuje, jak przełożyć KSeF na realną pracę firmy. Autorzy wyjaśniają, czym KSeF jest w praktyce, jak zmienia obieg dokumentów i dlaczego odwraca dotychczasowy sposób myślenia o fakturach. Następnie prowadzą czytelnika przez proces porządkowania i projektowania ścieżek akceptacji, pokazując, jak ograniczyć liczbę wyjątków, przyspieszyć decyzje i odzyskać kontrolę nad przepływem informacji. Istotną częścią publikacji jest także perspektywa analityczna – EasyDocs tłumaczy, w jaki sposób dane z KSeF mogą stać się fundamentem lepszych decyzji operacyjnych i finansowych. E-book powstał na bazie realnych wdrożeń i doświadczeń firm, które już pracują z KSeF, dzięki czemu oferuje rozwiązania sprawdzone w praktyce i możliwe do zastosowania od razu – niezależnie od wielkości organizacji.
Eksperci EasyDocs podkreślają, że wdrożenie KSeF nie jest tylko projektem technologicznym, lecz zmianą operacyjną. Odpowiednio zaprojektowany obieg dokumentów może skrócić czas zamknięcia miesiąca, zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić pełną kontrolę nad zgodnością danych. E-book pokazuje, że firmy, które zaczną przygotowania teraz, będą mogły wykorzystać KSeF jako fundament budowania efektywnej, nowoczesnej organizacji.
Link do narzędziownika „KSeF wykorzystaj szansę”: https://easydocs.pl/ksef
***
EasyDocs to platforma stworzona przez Krzysztofa Młynarza (Proxy Partners) i Konrada Szałapaka (ConradMind), łącząca doświadczenie biznesowe z technologicznym know-how. Rozwiązanie powstało z potrzeby automatyzacji procesów i uporządkowania obiegu dokumentów w firmach. EasyDocs integruje systemy, upraszcza pracę działów finansowych i księgowych oraz wspiera organizacje w przechodzeniu przez kluczowe zmiany, takie jak wdrożenie KSeF. To narzędzie zaprojektowane tak, by realnie odciążać zespoły i usprawniać codzienną pracę.